Ob in Mehrfamilienhäusern, Eigentümergemeinschaften oder Mietobjekten – kaum ein Punkt sorgt bei der Nebenkostenabrechnung für so viele Fragen wie die Hausmeisterkosten. Denn viele Eigentümer möchten die anfallenden Ausgaben verständlicherweise auf ihre Mieter umlegen, doch nicht jede Tätigkeit des Hausmeisters ist automatisch umlagefähig.
Hausmeister übernehmen eine Vielzahl an Aufgaben: Sie kümmern sich um Ordnung, Sauberkeit, kleinere Instandhaltungen, den Winterdienst oder das Bereitstellen der Mülltonnen. Diese Leistungen sind oft unverzichtbar, um ein Gebäude sicher und gepflegt zu halten. Gleichzeitig können sie jedoch schnell zu einem Kostenfaktor werden – besonders, wenn ein externer Dienstleister beauftragt wird oder der Hausmeister in Vollzeit angestellt ist.
Genau hier liegt die Herausforderung: Eigentümer müssen bei der Umlage von Hausmeisterkosten gesetzliche Vorgaben und Transparenzpflichten beachten. Laut Betriebskostenverordnung (§ 2 Nr. 14 BetrKV) dürfen nur bestimmte Tätigkeiten abgerechnet werden, während andere – etwa Verwaltungsaufgaben oder Reparaturen – nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Wird hier falsch angesetzt, kann das schnell zu Rückforderungen, Streitigkeiten oder sogar gerichtlichen Auseinandersetzungen führen.
Deshalb ist es wichtig zu wissen, wie Sie Hausmeisterkosten umlegen, welche Hausmeisterkosten umgelegt werden dürfen, wie die Abrechnung korrekt erfolgt und welche typischen Fehler Sie vermeiden sollten. In diesem Beitrag erfahren Eigentümer Schritt für Schritt, wie sie rechtssicher und nachvollziehbar Hausmeisterkosten umlegen – ohne Konflikte mit Mietern oder Miteigentümern.
Was sind Hausmeisterkosten überhaupt?
Bevor Eigentümer oder Verwalter Hausmeisterkosten umlegen können, muss klar sein, welche Leistungen darunter fallen. Der Begriff „Hausmeisterkosten“ ist nämlich rechtlich definiert – und zwar in der Betriebskostenverordnung (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Dort heißt es, dass die Hausmeisterkosten alle Aufwendungen umfassen, die für die laufende Betreuung und Pflege des Gebäudes, der technischen Anlagen und des Grundstücks entstehen.
In der Praxis bedeutet das: Der Hausmeister sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Alltag eines Gebäudes. Er kontrolliert Heizungsanlagen, tauscht Glühbirnen, überwacht Handwerker, achtet auf Ordnung im Treppenhaus oder führt den Winterdienst durch. Auch kleinere Instandhaltungen – etwa das Schmieren von Türschlössern – gehören häufig dazu.
Allerdings: Nicht jede dieser Tätigkeiten darf auf die Mieter umgelegt werden. Entscheidend ist, ob die Leistung laufend und im Interesse des Mietgebrauchs erbracht wird. Kosten, die eher der Verwaltung oder Instandsetzung dienen, sind nicht umlagefähig.
Typische Aufgaben eines Hausmeisters (umlagefähig):
- Reinigung und Pflege der Gemeinschaftsflächen
- Kontrolle von Beleuchtung und Haustechnik
- Bereitstellung der Mülltonnen
- Winterdienst und Streupflicht
- Pflege der Außenanlagen
Abgrenzung – nicht umlagefähige Tätigkeiten:
- Verwaltung (z. B. Mieterkorrespondenz, Wohnungsabnahmen)
- Reparaturen und Instandsetzungen
- Materialbeschaffung oder Einkauf
- Beaufsichtigung von Bauarbeiten
👉 Merke: Hausmeisterkosten sind nur dann umlagefähig, wenn sie regelmäßig anfallen und dem laufenden Betrieb des Gebäudes dienen.
Welche Hausmeisterkosten dürfen Eigentümer umlegen?
Nicht alle Leistungen, die ein Hausmeister erbringt, dürfen auf die Mieter übertragen werden – aber viele schon. Maßgeblich ist, ob die Tätigkeit laufend, regelmäßig und betriebskostenrelevant ist. Genau das regelt § 2 Nr. 14 der Betriebskostenverordnung (BetrKV).
Im Kern gilt: Alle Kosten, die dem Erhalt, der Reinigung, der Pflege und der Sicherheit des Gebäudes dienen, sind umlagefähig. Das bedeutet, Eigentümer dürfen jene Arbeiten abrechnen, die direkt mit der Bewohnbarkeit oder Nutzung der Immobilie zu tun haben.
Umlagefähige Hausmeisterkosten (laut BetrKV und Rechtsprechung)
- Reinigung von Treppenhaus, Fluren und Gemeinschaftsflächen
- Kontrolle und Überwachung technischer Anlagen (z. B. Heizung, Aufzug, Beleuchtung)
- Winterdienst, Streu- und Räumpflichten
- Pflege der Außenanlagen, Gehwege und Grünflächen
- Entsorgung und Bereitstellung der Mülltonnen
- Kleinere Wartungs- und Kontrollarbeiten
Auch anteilige Lohnkosten sind umlegbar, wenn der Hausmeister sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige Tätigkeiten übernimmt – hier ist jedoch eine saubere Aufteilung erforderlich. Dies kann durch Stundenzettel oder Leistungsbeschreibungen dokumentiert werden.
Checkliste: Umlagefähige Hausmeisterkosten
- Aufgaben dienen der Sauberkeit, Sicherheit oder Ordnung im Haus
- Tätigkeit ist regelmäßig und laufend erforderlich
- Kosten sind im Mietvertrag oder in der Betriebskostenabrechnung klar ausgewiesen
- Nachweise (z. B. Rechnungen, Verträge, Stundennachweise) sind vorhanden
Tipp aus der Praxis:
Legen Sie die Hausmeisterkosten nach Wohnfläche oder Miteigentumsanteil um. Diese Methode ist rechtlich anerkannt (§ 556a BGB) und sorgt für Nachvollziehbarkeit. Wenn Sie mehrere Objekte haben, sollten die Kosten objektbezogen aufgeteilt werden – nicht pauschal über mehrere Gebäude.
👉 Wichtig: Wenn der Hausmeister auch Verwaltungs- oder Reparaturaufgaben übernimmt, müssen diese Anteile herausgerechnet werden. Sonst drohen Rückforderungen durch Mieter.
Welche Hausmeisterkosten sind nicht umlagefähig?
Viele Eigentümer sind überrascht, dass längst nicht alle Hausmeisterleistungen auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Der Gesetzgeber zieht hier eine klare Grenze: Nur Tätigkeiten, die dem laufenden Betrieb und der Bewohnbarkeit dienen, sind umlagefähig. Alles, was Verwaltung, Instandhaltung oder Reparaturen betrifft, bleibt Sache des Eigentümers.
Die Betriebskostenverordnung (§ 1 Abs. 2 BetrKV) schließt ausdrücklich Kosten aus, die nicht regelmäßig anfallen oder der Werterhaltung des Gebäudes dienen. Außerdem betonen mehrere BGH-Urteile, dass Eigentümer bei gemischten Tätigkeiten des Hausmeisters die Kosten aufteilen müssen – andernfalls entfällt der gesamte Umlageanspruch (z. B. BGH, Urteil vom 20. 02. 2008 – VIII ZR 27/07).
Beispiele für nicht umlagefähige Hausmeisterkosten
- Verwaltungstätigkeiten: Schriftverkehr mit Mietern, Organisation von Handwerkern
- Instandhaltungsarbeiten: Austausch defekter Teile, Reparaturen, Malerarbeiten
- Kontrolle oder Abnahme von Bauleistungen
- Einkauf und Beschaffung von Material oder Werkzeug
- Überwachung oder Dokumentation von Sanierungsmaßnahmen
- Tätigkeiten, die nur einmalig oder unregelmäßig anfallen
Solche Kosten gehören zu den nicht umlagefähigen Betriebsausgaben und müssen vollständig vom Eigentümer getragen werden.
Rechtliche Grundlage & Nachweis
Wenn der Hausmeister sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige Arbeiten verrichtet, ist eine klare Aufschlüsselung nötig.
- Die Lohnabrechnung oder Zeitnachweise müssen erkennbar machen, wie viel Zeit auf welche Tätigkeit entfällt.
- Fehlt diese Aufteilung, kann ein Mieter die gesamten Hausmeisterkosten zurückfordern (vgl. LG Berlin, Urteil vom 25. 10. 2018 – 67 S 175/18).
Praxis-Tipp:
Nutzen Sie eine Leistungsbeschreibung im Hausmeistervertrag, in der alle Aufgaben eindeutig benannt sind. So lässt sich später klar belegen, welche Tätigkeiten umlagefähig waren – das spart Ärger und mögliche Rückzahlungen.
Hausmeisterkosten abrechnen: So geht’s richtig
Die korrekte Abrechnung der Hausmeisterkosten ist entscheidend, um Konflikte mit Mietern zu vermeiden und rechtssicher zu handeln. Eigentümer müssen klar, nachvollziehbar und vollständig darstellen, welche Kosten entstanden sind und wie sie umgelegt werden. Transparenz ist dabei das A und O – denn nur dann sind Mieter verpflichtet, die Kosten zu tragen.
1. Abrechnungszeitraum und formale Vorgaben
Laut § 556 Abs. 3 BGB gilt: Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr stellen.
Die Hausmeisterkosten müssen in der Abrechnung als eigener Posten ausgewiesen werden – meist unter „Hausmeister“ oder „Hauswart“. Sammelbegriffe wie „sonstige Kosten“ sind nicht zulässig, da sie die Nachvollziehbarkeit einschränken.
2. Nachweisführung und Belege
Die Grundlage jeder Umlage sind nachvollziehbare Belege. Dazu gehören:
- Hausmeistervertrag (inkl. Aufgabenbeschreibung)
- Rechnungen oder Lohnabrechnungen
- ggf. Stundenzettel bei gemischten Tätigkeiten
- Zahlungsnachweise oder Buchhaltungsunterlagen
Mieter dürfen Einsicht in diese Belege verlangen (§ 259 BGB). Eine ordentliche Dokumentation ist daher Pflicht.
3. Beispielrechnung: Hausmeisterkosten umlegen
Ein Hausmeister erhält monatlich 1.200 € brutto. Er betreut ein Haus mit vier Wohnungen, die jeweils 80 m² groß sind – also insgesamt 320 m².
| Position | Betrag | Umlageschlüssel | Kosten pro Mieter |
|---|---|---|---|
| Hausmeisterlohn | 1.200 € | nach Wohnfläche | 300 € pro Wohnung |
Wenn der Hausmeister zu 10 % Verwaltungsaufgaben erledigt, dürfen nur 90 % (= 1.080 €) umgelegt werden. Somit zahlt jeder Mieter 270 € jährlich (1.080 € ÷ 4).
Diese einfache Aufteilung sorgt für Transparenz und entspricht der Rechtsprechung.
4. Praxis-Tipp: Kombination mit externen Dienstleistern
Viele Eigentümer beauftragen externe Reinigungsfirmen oder Winterdienste zusätzlich zum Hausmeister. Diese Kosten dürfen nicht doppelt angesetzt werden.
👉 Prüfen Sie daher, ob bestimmte Leistungen bereits anderweitig abgedeckt sind, um Doppelabrechnungen zu vermeiden.
➡️ Hausmeisterservice wechseln: Wann lohnt es sich?
Hausmeisterkosten in der Eigentümergemeinschaft (WEG)
In einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) gelten für die Umlage der Hausmeisterkosten etwas andere Spielregeln als im Mietverhältnis. Hier geht es nicht um die Abrechnung gegenüber Mietern, sondern um die interne Kostenverteilung unter den Eigentümern. Trotzdem entstehen häufig ähnliche Diskussionen – vor allem, wenn die Leistungen des Hausmeisters nicht klar geregelt sind.
Rechtliche Grundlage: § 16 Abs. 2 WEG
Nach dem Wohnungseigentumsgesetz werden Betriebskosten, also auch Hausmeisterkosten, grundsätzlich nach dem Miteigentumsanteil verteilt.
Allerdings kann die Eigentümergemeinschaft durch Beschluss oder Gemeinschaftsordnung einen anderen Verteilungsschlüssel festlegen – etwa nach Wohneinheiten, Personenanzahl oder Wohnfläche. Wichtig ist, dass der Beschluss ordnungsgemäß zustande kommt und für alle Eigentümer verbindlich ist.
Beispiel:
Die Gemeinschaft beschließt, die Hausmeisterkosten künftig nach Wohnfläche zu verteilen. Dieser Beschluss ist gültig, solange kein Eigentümer erfolgreich dagegen klagt (§ 16 Abs. 2 Satz 2 WEG).
Typische Aufgaben und Umlage in der WEG
Auch in der Eigentümergemeinschaft gilt die gleiche Trennung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Tätigkeiten. Kosten für Reinigung, Pflege und Überwachung der Anlage sind gemeinschaftlich zu tragen. Verwaltungstätigkeiten oder Reparaturen zählen nicht dazu und müssen aus dem Verwaltungsetat bestritten werden.
Praxisbeispiele:
- Der Hausmeister übernimmt Gartenpflege und Treppenhausreinigung → umlagefähig
- Er führt kleinere Reparaturen aus oder verwaltet Schlüssel → nicht umlagefähig
Tipp für WEG-Verwalter
Damit es nicht zu Konflikten kommt, sollten alle Eigentümer jährlich über den Umfang der Hausmeisterleistungen informiert werden. Eine klare Leistungsbeschreibung im Verwaltervertrag oder Beschlussprotokoll schafft Transparenz.
Bei externen Hausmeisterdiensten empfiehlt sich, die Rechnungen offen zu legen und aufgeschlüsselt nach Tätigkeitsbereichen abzulegen.
Hausmeisterkosten umlegen: Häufige Fehler
Die Umlage von Hausmeisterkosten ist rechtlich erlaubt – aber nur, wenn sie korrekt durchgeführt wird. In der Praxis schleichen sich jedoch häufig Fehler ein, die schnell zu Rückforderungen durch Mieter oder Streit in der Eigentümergemeinschaft führen können. Wer diese typischen Stolperfallen kennt, kann sie leicht vermeiden.
1. Doppelte Abrechnung von Leistungen
Ein häufiger Fehler entsteht, wenn Eigentümer sowohl den Hausmeister als auch externe Dienstleister für dieselben Aufgaben bezahlen – etwa für Reinigung oder Winterdienst. Diese Kosten dürfen nicht doppelt angesetzt werden.
👉 Tipp: Führen Sie eine klare Aufgabenabgrenzung – entweder erledigt der Hausmeister die Reinigung, oder eine externe Firma.
2. Fehlende Aufschlüsselung gemischter Tätigkeiten
Viele Hausmeister erledigen neben umlagefähigen Aufgaben auch Verwaltungs- oder Reparaturtätigkeiten. Wenn diese nicht exakt getrennt werden, kann der Mieter die gesamten Hausmeisterkosten beanstanden.
Beispiel: 20 % Verwaltungstätigkeit → nur 80 % der Kosten dürfen umgelegt werden.
Lösung: Arbeitszeitnachweise oder Leistungslisten im Vertrag festhalten.
3. Unklare oder pauschale Abrechnung
„Sonstige Kosten“ oder Sammelpositionen in der Nebenkostenabrechnung sind unzulässig. Mieter haben Anspruch darauf zu erkennen, welche konkreten Leistungen bezahlt wurden.
Praxis-Tipp: Listen Sie die Hausmeisterkosten immer als eigenen Punkt auf und legen Sie die Belege offen (§ 259 BGB).
4. Unpassender Umlageschlüssel
Standardmäßig erfolgt die Umlage nach Wohnfläche (§ 556a BGB). Wird ein anderer Schlüssel verwendet (z. B. nach Personenanzahl), muss das im Mietvertrag oder durch Vereinbarung festgehalten sein. Fehlt diese Grundlage, ist die Abrechnung fehlerhaft.
5. Verspätete Abrechnung
Geht die Betriebskostenabrechnung mehr als 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter ein, verliert der Vermieter sein Nachforderungsrecht. Diese Frist ist verbindlich (§ 556 Abs. 3 BGB).
Fazit: Hausmeisterkosten umlegen
Hausmeisterkosten gehören zu den typischen Posten in der Nebenkostenabrechnung – und sind völlig legitim, wenn sie korrekt und transparent abgerechnet werden. Entscheidend ist, dass Eigentümer nur jene Leistungen umlegen, die laufend und betriebskostenrelevant sind. Verwaltung, Instandhaltung oder Reparaturen müssen hingegen im Eigentümerbudget verbleiben.
Wer die Grundsätze der Betriebskostenverordnung (§ 2 Nr. 14 BetrKV) beachtet, Aufgaben klar dokumentiert und Belege bereithält, minimiert Streitigkeiten mit Mietern oder Miteigentümern. Auch die Aufschlüsselung gemischter Tätigkeiten, etwa bei Hausmeistern mit Verwaltungsanteil, sollte nachvollziehbar festgehalten werden.
Transparenz ist der Schlüssel: Eine nachvollziehbare, saubere Abrechnung schafft Vertrauen – sowohl in Mietverhältnissen als auch innerhalb einer Eigentümergemeinschaft.